Huishoudelijk Reglement VZW KSA Atom
INLEIDING
Dit reglement wordt opgemaakt met de bedoeling de rechten en plichten te bepalen tussen:
- KSA-VKSJ St. Jan Berchmans Denderhoutem, afdeling van KSJ-VKSJ-KSA-nationaal, te weten de KSA-VKSJ-jeugdvereniging in Denderhoutem (feitelijke vereniging);
- VZW KSA Atom.
Uit de statuten van VZW KSA ATOM volgt:
In Artikel 5, §2 staat vermeld dat we, binnen vzw KSA Atom, een onderscheid maken tussen effectieve en gewone leden. De volheid van lidmaatschap, met inbegrip van het stemrecht op de algemene vergadering, komt uitsluitend toe aan de effectieve leden.
Gewone leden genieten enkel van de activiteiten van de vereniging. Hun rechten en plichten worden opgenomen in een huishoudelijk reglement (HHR). Ze hebben geen stemrecht.
In Artikel 6 wordt o.a. gesteld dat een kandidaat effectief lid het huishoudelijk reglement onderschrijft.
De gewone leden zijn dus alle leden van KSA-VKSJ St-Jan Berchmans Denderhoutem die niet voldoen aan de criteria van effectief lid (geleverde bijdrage aan vzw + meerderjarig).
Doel van het HHR is het mogelijk maken van het samenleven van de jeugdvereniging met de VZW KSA Atom. Hiervoor zal elk gewoon lid, vanaf zijn/haar eerste jaar leiding ook dit huishoudelijk reglement onderschrijven.
Het samenleven dient gezien te worden als het samenwerken aan de realisering van de doelstellingen van beide verenigingen. Dit reglement heeft als bedoeling flexibele, maar duidelijke richtlijnen te bieden in de verhouding en samenwerking tussen de verenigingen.
Dit reglement geldt als aanvulling op de statuten en blijven voor onbepaalde duur geldig zolang ze niet door de raad van bestuur worden gewijzigd.
REGLEMENT
1 Patrimonium
1.1 De vzw is op basis van haar statuten verantwoordelijk voor het beheer van het patrimonium. De relatie tussen de vzw en de vereniging kan beschouwd worden als de verhouding tussen een verhuurder en huurder. De vereniging zal het patrimonium gebruiken als een goede huisvader.
1.2 In beginsel staat de vzw in voor de volgende taken van beheer (niet-limitatief):
- Verbouwingen
- Grote herstellingen
- Grote onderhoudswerken
- Noodzakelijke herstellingen te wijten aan:
- Normale slijtage
- Overmacht
- Administratieve voorschriften
2 INVESTERINGEN, HERSTELLINGEN EN ONDERHOUDSWERKEN
2.1 Indicatieve verdeling van uitgaven
Volgende niet-limitatieve lijst kan als oriëntatie dienen bij het bepalen of een aankoop, huur, herstelling of onderhoudswerk moet worden georganiseerd vanuit de vzw of vanuit de vereniging:
|
|
VZW |
Vereniging |
| Herstellingen en onderhoud: |
|
|
| Aankoop en huur: |
|
|
2.2 Investeringen en planning grote herstellings-en onderhoudswerken
In de maand november van elk jaar stelt de vzw een investeringsplan voor het volgende jaar op. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen de investeringen die de vzw uit eigen middelen financiert en deze die ter financiering aan de jeugdvereniging worden voorgelegd.
De raad van bestuur bespreekt de verschillende investeringsplannen, formuleert haar opmerkingen en verleent al dan niet haar goedkeuring aan de verschillende projecten.
2.3 Dringende herstellingen
De Raad van Bestuur duidt één technische verantwoordelijke aan voor de uitvoering van dringende herstellingen.
Wanneer zich een dringende herstelling opdringt, probeert de technisch verantwoordelijke in eerste instantie het probleem zelf op te lossen, na contactopname met de dienst welzijn van de gemeente. Na contactopname zal blijken of de VZW zelf mag overgaan tot herstelling of dat dit meot geschieden via de dienst welzijn. Indien de tussenkomst van een leverancier en/of gespecialiseerde firma vereist is, treedt de technisch verantwoordelijke op als tussenpersoon voor de VZW.
Voor dringende herstellingen, die georganiseerd worden vanuit de vzw, bezorgt de technisch verantwoordelijke de coördinaten van de vzw aan de leverancier en/of gespecialiseerde firma zodat de vzw voor de financiële afhandeling kan zorgen. Voor herstellingen die – naar waarschijnlijkheid – een bedrag van 250 euro kunnen overstijgen dient de voorzitter – of bij zijn of haar afwezigheid de ondervoorziter of penningmeester – van de vzw op de hoogte te worden gebracht. In overleg nemen de voorzitter of de penningmeester en de technische verantwoordelijke een beslissing zodat de dringende herstelling snel kan worden opgelost.
3 FINANCIERING
3.1 Uiterlijk op 31 januari wordt er door de raad van bestuur een budget, in overeenstemming met de statuten, opgesteld voor het lopend kalenderjaar.
3.2 De jeugdvereniging draagt bij tot de gemeenschappelijke werkingskosten op korte termijn (verwarming, elektriciteit, water, telefoon, alarm, afvalbeheer, belastingen, e.d.).
3.3 De kosten op middellange en lange termijn (investeringen, grote herstellingen en groot onderhoud) worden gefinancierd door de opbrengst van de organisatie van activiteiten door de vzw en/of door de vereniging.
3.4 Voor het einde van elk kwartaal betaalt de vereniging op verzoek van de raad van bestuur een provisie die gebaseerd is op het budget aan de vzw als tussenkomst in de gemeenschappelijke werkingskosten. Op de jaarvergadering maakt de vzw een eindafrekening op die de vereniging binnen de maand vereffent of terugbetaald krijgt.
4 COMMUNICATIE
4.1 De vzw en de vereniging voeren een open communicatiebeleid.
4.2 Voor de communicatie kan de vzw gebruik maken van alle communicatiemiddelen waarover de leden beschikken.
4.3 Op vraag van de vereniging zal de raad van bestuur haar beleid verantwoorden.
5 Activiteiten vzw
5.1 In de schoot van de vzw kunnen activiteiten worden georganiseerd. Zulke activiteiten dienen getoetst te worden aan de volgende voorwaarden:
- De activiteiten mogen niet strijdig zijn met de werking van de vereniging;
- De vereniging moeten akkoord gaan met de organisatie van deze activiteiten;
- De organisatie van deze activiteiten moet belangrijk zijn én voor de vzw én voor de verenigingen. Dit belang kan blijken uit de omvang van de activiteit, het te bereiken resultaat of het te bereiken publiek.
5.2 Voor de organisatie van de activiteiten duiden de raad van bestuur van de vzw in samenspraak met de bondsleid(st)er van KSA-VKSJ een coördinator aan. Deze coördinator moet lid zijn van de vzw; hij moet bovendien reeds bewezen hebben over ervaring te beschikken in de organisatie van activiteiten op het niveau van de vereniging.
5.3 De coördinator stelt in eerste instantie een timing en een budget voor de activiteit op en legt deze voor aan de raad van bestuur ter goedkeuring.
5.4 Na goedkeuring door de raad van bestuur draagt de coördinator de operationele verantwoordelijkheid van de activiteit. Voor de concrete organisatie van de activiteit doet de coördinator beroep op leden van de vzw en KSA-VKSJ St. Jan Berchmans.
De opdracht van de coördinator omvat onder andere de volgende verantwoordelijkheden:
- De timing voor de organisatie van de activiteit in samenspraak met de bondsleid(st)er.
- Het uitvoeren van het budget
- Geregeld verslag uitbrengen aan de raad van bestuur en aan de vereniging;
- Geen initiatieven nemen die de goede werking van de vereniging in gevaar kan brengen;
- De raad van bestuur tijdig inlichten over mogelijke obstakels in de organisatie;
- Goedkeuring van alle bestelbonnen en/of contracten in zoverre deze het budget niet op een substantiële wijze overschrijden;
- Ervoor zorgen dat de activiteit wordt georganiseerd in overeenstemming met de toepasselijke wetten en voorschriften;
- Ervoor zorgen dat de medewerkers en de deelnemers van de activiteiten op de gebruikelijke wijze zijn verzekerd;
- De organisatie van de activiteit evalueren;
- De resultaten en de evaluatie – zowel op organisatorisch, inhoudelijk als op financieel vlak– toelichten aan de raad van bestuur.
6 Samenwerking tussen DE VERENIGINGEN
6.1 Onderhoud
6.1.1 Het onderhoud van de ruimten worden in onderling overleg geregeld. Een onderhoudschema wordt opgesteld en ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur.
6.1.2 De jeugdvereniging waakt er zorgvuldig over dat tijdens periodes waarin er niet op regelmatige tijdstippen activiteiten worden georganiseerd, er een voldoende en haalbaar werkschema wordt opgesteld met tot doel de ruimten te onderhouden.
6.1.3 De jeugdvereniging levert een maximale inspanning om de gebruikte ruimten na de activiteit tijdig in de oorspronkelijke staat te brengen.
6.2 Afvalbeheer
6.2.1 Afval wordt gesorteerd. Restafval en PMD horen thuis in de respectievelijke gele en blauwe reglementaire vuilniszakken van Haaltert. GFT wordt gedeponeerd in de groene GFT container.
6.2.2 Afval wordt gedeponeerd in de daarvoor voorziene afvalzones. Eén zone (restafval, PMD, glas en papier) bevindt zich in het leiderslokaal. De andere zones (restafval en PMD) bevinden zich in de overdekte speelruimte en op de buitenspeelkoer.
6.2.3 Volle zakken worden geplaatst in de daarvoor voorziene plaats buiten, net voor de stockage container. Hier bevindt zich ook de GFT-container.
6.2.4 Afval (GFT, PMD, glas, papier en restafval) wordt op de avond voor de voorziene ophaaldag buitengezet door de leiding van KSA-VKSJ.
6.2.5 Enkel bij grote opkuis kan gebruik gemaakt worden van niet reglementaire vuilniszakken en de zwarte afvalcontainer.
6.3 VERLATEN VAN DE LOKALEN EN DOMEIN
6.3.1 De leiding verlaat hun gebruikte lokaal steeds in goede staat:
- elk gebruik materiaal wordt teruggeplaatst naar de daarvoor voorzien bergruimte.
- na gebruik van kook- en keukenmateriaal wordt dit altijd afgewassen EN afgedroogd teruggeplaatst in de daarvoor voorziene bergruimte.
- indien nodig wordt de vloer geveegd en/of gedweild.
- de stockageruimtes (berging en kasten) worden ordelijk gehouden.
7 BRANDVEILIGHEID
7.1 Rookverbod
7.1.1 Elke gebruiker van het lokaal kent en respecteert het rookverbod.
7.2 FIETSENSTALLING
7.1.2 Fietsen worden enkel geplaatst in de daarvoor voorziene fietsenstalling (net voorbij de hoofdingang) en NIET ter hoogte van de ingangspoort. De ingang naar het domein en de gebouwen moet te allen tijde vrijwaard blijven om toegang te verlenen aan eventuele urgentiewagens.
7.1.3 De leiding van KSA-VKSJ zal erop toezien dat de leden dit ook daadwerkelijk doen voor de ronde wordt aangevat.
7.2 opslag producten
7.2.1 Gebruikte gasflessen worden terug gestockeerd op de daarvoor voorzien plaats, achter slot en grendel.
7.2.2 De huishoudproducten. Hierbij denken we vooral aan ontkalkers, gootsteenontstoppers, ontroesters, toiletreinigers, bleekwater, … horen thuis in de berging, voldoende hoog geplaatst, buiten het bereik van de kinderen.
7.2.3 Giet nooit die gevaarlijke producten in andere flessen over en berg ze ook op een veilige plaats op
7.3 VEILIGHEID
7.3.1 De laatst aanwezige groep leiding houdt een sluitronde (deuren en ramen dicht) om brandstichters of vandalen buiten te houden en om tijdens de winter vriesschade te vermijden en de energiekosten binnen de perken te houden.
7.3.2 De deuren die naar buiten leiden moeten, wanneer de lokalen bezet zijn, op elk ogenblik kunnen geopend worden met het oog op de ontruiming van de inrichting en de doorgang van de hulpdiensten
7.3.3 Voorwerpen die de doorgang kunnen belemmeren, mogen niet geplaatst worden op de uitgangswegen, uitgangen, nooduitgangen en wegen die er naartoe leiden, noch de nuttige breedte ervan verminderen.
7.4 Occasioneel gebruik door derden
7.4.1 Occasionele gebruikers worden zowel mondeling, als via korte instructiefiches op een opvallende plaats ingelicht over:
- de plaats van de hoofdschakelaar van de elektriciteit.
- de plaats van de elektrische kast(en).
- de plaats van de hoofdgasafsluiter.
- de regels voor het maken van vuur in en rond het gebouw.
7.4.2 Er is een onthaalmap voor occasionele gebruikers van het gebouw. In deze map zitten korte instructiefiches over de verschillende veiligheidsaspecten in het gebouw.
7.4.3 De occasionele gebruikers worden ingelicht over de brandbestrijdingsmiddelen en de te volgen vluchtwegen
7.4.4 De occasionele gebruikers zullen alle veiligheidsvoorschriften en het huishoudelijk reglement voor occasionele gebruikers ter goedkeuring ondertekenen.
7.5 Wat te doen in geval van brand
7.5.1 Blijf kalm.
7.5.2 Laat alles liggen.
7.5.3 Activeer het brandalarm, roep BRAND of meld de begeleiding dat er brand is.
Bel 112 met GSM of 100 met vast toestel.
7.5.4 Sluit ramen en deuren, schakel het licht NIET aan of uit. Schakel alle apparaten en gas WEL uit.
7.5.5 Blijf samen. De kinderen en jongeren blijven bij de begeleiding.
7.5.6 Ga naar de buitenspeelkoer op de plaats aangeduid door verzamelplaats.
7.5.7 Keer nooit terug.
7.5.8 De kinderen en jongeren stellen zich per groep alfabetisch op.
7.5.9 De begeleiding telt en noteert iedereen. Iedereen helpt de begeleiding de aanwezigheidscontrole zo snel mogelijk uit te voeren door kalmte en stilte te bewaren.
7.5.10 Blijf op de verzamelplaats tot het alarm wordt opgeheven
7.6 Wat te doen in geval van een wespennest
7.6.1 In geval van een wespen-, bijen- of hommelnest neem je best contact op met de brandweer op het administratieve telefoonnummer:
- Aalst: 053 73 26 11
- Denderleeuw: 053/68 10 40
- Ninove: 054 33 35 66
Aldus goedgekeurd door de raad van bestuur en de leiding van jeugdvereniging KSA-VKSJ St. Jan Berchmans Denderhoutem te Denderhoutem op 10/12/2010.
